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上海海洋大学外事接待工作管理办法


 

一、外事接待工作的归口管理
学校的外事接待工作所属外事处管理,外事处受理各学院、部、处、室、直属单位外事接待计划的申请;审核外事接待计划;协助并协调落实外事接待工作。
二、外事接待工作的校内报批
拟承接外事接待的主要部门填写外事接待计划表通过行政办公系统报外事处,外事处接到各部门上报的接待计划后,在三个工作日内负责上报给主管校长批阅。
三、外事接待工作的具体实施
1、校级
(1)各部门在学期结束前将下一学期的接待计划报校外事处,经校领导同意后列入学校计划。
(2)由学校邀请来校访问洽谈合作或学术交流的代表团。
(3)每个代表团来访期间,原则上由校领导出面接待一次或请宴一次。
(4)接待完毕(包括顺访),申报部门应及时写总结报校外事处备案。
2、院级
(1)各部门需将院级外事活动的接待计划至少一周前通过行政办公系统报校外事处备案。
(2)如需与校领导见面或请校领导出席宴请的应提前一周提出申请,与校领导见面时间一般不超过30分钟。
(3)校领导、外事处人员一般不出席宴请,若确有必要则应事先上报。
(4)接待用车、接待人员、接待费用以及礼品赠送等均由学院自行负责。
(5)接待完毕(包括顺访),学院应及时写总结报告并报校外事部门备案。
3、顺访专家
(1)顺访专家主要是指其他单位主请,应邀到我校作讲学与学术交流活动的外国学者。各部门需将院级外事活动的接待计划至少一周前通过行政办公系统报校外事处备案。
(2)顺访学校的专家原则上由外事处主任出面接待。如确系与学校关系密切,对学校发展有利者可考虑校领导接见。顺访学院的专家由各学院出面接待。
(3)对于顺访专家学校一般不请宴、不派车。
(4)各学院及有关专家邀请的顺访专家,一切费用由本部门或科研经费支出。
四、外事接待工作的总结汇报
承接外事接待的主要部门在外事接待活动后三个工作日内,向外事处提交外事接待总结报告及相关材料。由外事处统一归档。
 


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